Pracodawca pokryje koszty pracy zdalnej w tym prąd i internet

W Kodeksie Pracy szykują się zmiany. Pojawił się projekt, który zakłada wprowadzenie pojęcia pracy zdalnej oraz nowych obowiązków dla pracodawcy. Jeśli nie nastąpią w nim zmiany, całkiem możliwe, że właściciele firm wezwą pracowników do powrotu do pracy stacjonarnej. Dlaczego? W projekcie pełno jest zawiłości, nieścisłości i formalizmu, który może przynieść więcej szkód niż pożytku. Wyjaśniamy, na czym dokładnie polegają zmiany i obowiązki pracodawców.

Praca zdalna – tak pracowaliśmy podczas pandemii

Według danych dostępnych na stronie Głównego Urzędu Statystycznego ponad 10% Polaków pracowała zdalnie ze względu na sytuację epidemiologiczną. Co więcej, ponad połowa tzw. pracowników wiedzy, czyli pracujących w sferze informacji i komunikacji, świadczyła pracę z domu. Ta sytuacja była korzystna zarówno dla osób zatrudnionych, jak i zatrudniających. Ci pierwszy nie musieli tracić czasu na dojazdy do firmy, ci drudzy nie ponosili kosztów wynajmu powierzchni biurowych i eksploatacji sprzętu. Wszystko zmieniają poprawki do Kodeksu Pracy, które mają wejść w życie po upływie trzech miesięcy od momentu odwołania stanu epidemii w Polsce. Zakładają one, że pracodawca będzie odpowiedzialny za ponoszenie kosztów pracy zdalnej. Jakie to będą dokładnie koszty, możesz sprawdzić na platformie Submatiq.

Czym są koszty pracy zdalnej?

To określenie, choć enigmatyczne, powoduje, że zatrudniający będzie musiał:

dostarczyć pracownikowi zarówno materiały, jak i narzędzia pracy, które są mu niezbędne do jej świadczenia, np. komputer, telefon, drukarkę, papier itp.;
ponieść koszty eksploatacji tych narzędzi.

Już na tym etapie powstają wątpliwości odnośnie do tego, czym są narzędzia pracy. Jakby tego było mało, projekt dzieli koszty eksploatacji na kolejne kategorie:

związane z przystosowaniem sprzętu do pracy, czyli instalacja narzędzi, ich serwisowanie, eksploatacja oraz konserwacja;
związane z codziennym użytkowaniem, czyli koszty prądu, dostępu do Internetu, połączenia telefonicznego itp.

Do pracy potrzebne jest szybkie i niezawodne łącze, dlatego możesz rozważyć najlepszy internet, jaki dostępny jest na rynku.

Co jest narzędziem pracy zdalnej?

W przypadku tzw. pracowników wiedzy narzędziem pracy bezapelacyjnie jest komputer lub telefon. Powstaje jednak pytanie, czy może nim być także biurko lub fotel? Czy zgodnie z nowym projektem pracodawca także będzie zobowiązany do dostarczenia pracownikowi wyposażenia biura? Niestety proponowane zmiany w Kodeksie Pracy nie odpowiadają na pytanie. Można jednak przypuszczać, że obowiązek ten nie będzie obligatoryjny i będzie zależeć od uzgodnień z zatrudnianą osobą. Jeśli pracodawca wyśle na pracę zdalną podwładnego, który posiada w domu odpowiednie wyposażenie, wówczas dostarczanie kolejnego kompletu narzędzi pracy będzie mijać się z celem. Ponadto nawet sam pracownik nie byłby zadowolony z faktu umieszczenia kolejnego biurka lub fotela w jego mieszkaniu.

To jednak nie koniec zawiłości. Jeśli pracownik podczas wykonywania pracy zdalnej będzie korzystał z własnych narzędzi, wówczas przysługuje mu ekwiwalent. Ile ma on wynosić? Na razie nie wiadomo. Komisja krajowa NSZZ ostrzega, że właściciele firm są stroną silniejszą, w związku z tym mogą płacić tylko symboliczne kwoty ekwiwalentu.

Forum Związków Zawodowych proponuje połowę minimalnej stawki godzinowej, czyli 9,15 zł za każdy dzień pracy zdalnej. Co istotne, ekwiwalent nie będzie on stanowił przychodu pracownika. W konsekwencji może więc okazać się, że będzie to rozwiązanie korzystne dla obu stron.

Związkowcy chcą więcej

Projekt poprawek do Kodeksu Pracy zakłada, że pracodawca będzie zobowiązany do opłacenia kosztów energii i Internetu dla pracownika wysłanego na pracę zdalną. Komisja krajowa NSZZ podkreśla, że osoby pracujące z domu ponoszą także opłaty za media. W związku z tym także one powinny zostać poniesione przez właścicieli firm. Według komisji już teraz część przedsiębiorstw wypłaca swoim pracownikom dodatkowe rekompensaty za zużycie mediów. Robią to dobrowolnie, ponieważ aktualnie nie ma żadnych przepisów dotyczących tej kwestii. Nie wiadomo jakie zapisy ostatecznie znajdą się w Kodeksie Pracy, ponieważ rozmowy wciąż jeszcze trwają.

Praca zdalna – czy pracodawca zawsze będzie ponosił dodatkowe koszty?

Okazuje się, że niekoniecznie. Projekt rozróżnia dwie formy pracy zdalnej.

Praca zdalna okazjonalna. Może być wykonywana maksymalnie przez dwanaście dni w roku i na wniosek pracownika. Wynika z potrzeb osoby wykonującej pracę, a nie zatrudniającego. Tego typu stosunek nie jest regulowany przez nowy projekt uzupełniający Kodeks Pracy. W związku z tym pracodawca nie będzie musiał pokrywać, np. kosztów energii elektrycznej. Rodzi to jednak pewne konsekwencje. Mianowicie zatrudniający nie będzie miał prawa kontrolować pracownika w miejscu wykonywania pracy.
Praca zdalna inna niż okazjonalna. Będzie się ona odbywać na polecenie pracodawcy, w związku z czym musi on dostarczyć i pokryć koszy narzędzi. Zasady takiej pracy zdalnej ustala się w regulaminie lub porozumieniu pomiędzy właścicielem firmy a zakładową organizacją związkową.

Praca zdalna krok po kroku

Przygotowanie pracownika do świadczenia pracy zdalnej, w szczególności w kontekście nadchodzących zmian, z pewnością nie będzie prostym zadaniem. Ilość formalności może przytłoczyć nawet najbardziej zorganizowaną firmę. Jak powinien wyglądać cały proces?

Stworzenie regulaminu pracy zdalnej, który będzie szczegółowo określał prawa i obowiązki pracownika oraz pracodawcy.
Stworzenie zbioru dobrych praktyk pracy zdalnej z wykorzystaniem systemu firmowego.
Przeprowadzenie testu, który sprawdzi umiejętności pracownika i jego przygotowanie do świadczenia pracy zdalnej.
Wydanie polecenia pracy zdalnej pracownikowi na piśmie. Wraz z nim powinien on otrzymać upoważnienie do przetwarzania danych oraz dostępy.
Uzyskanie oświadczenia od pracownika o zapoznaniu się z procedurami pracy zdalnej.
Wdrożenie systemu kontroli pracownika i monitorowanie wyników.

Podsumowanie

Projekt do Kodeksu Pracy, jak większość zmian legislacyjnych w Polsce, nie nastraja optymistycznie. Pracodawcy obawiają się formalności oraz obowiązków, jakie zostaną na nich nałożone na podstawie nowych przepisów. Pracownicy już przewidują rychły powrót do biura.

Zdają sobie sprawę z tego, że nowe zmiany mogą być nieopłacalne dla właścicieli firm, którzy zdecydują o wznowieniu pracy stacjonarnej. Jak będzie wyglądać zatrudnienie w kolejnych miesiącach po zniesieniu stanu zagrożenie epidemiologicznego? To się jeszcze okaże. W tym wszystkim najważniejszy jest szacunek pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Jeśli go nie zabraknie, nawet najbardziej skomplikowane przepisy nie przeszkodzą w kontynuacji pracy zdalnej.