Obieg dokumentów w firmie

Dobra firma to taka, która świadczy wysokiej jakości usługi, z ceną adekwatną do ich poziomu. Takie jest pierwsze skojarzenie wiekszości ludzi o to zapytanych. I słusznie bo tak w istocie jest. Jednakże, aby firma była uważana za wręcz idealną, ważna jest również prawidłowa praca w jej wnętrzu. Aby było to możliwe, należy zadbać o obieg dokumentów.

Ocena

Pierwszym i ważnym krokiem w odpowiednim obiegu dokumentów, jest ich dobra ocena. Należy zaznajomić się z dokumentem i powiązać go z odpowiednią osobą w firmie, a następnie go jej przekazać. (np. oferta z nowym projektem trafi do działu projektowania).
Jeśli firma posiada asystentkę, to najpewniej ona zajmuje się przypisywaniem dokumentów do działów i osób. Nie zaszkodzi jednak sprawdzić czy trafiły do nas te papiery, które powinny. Każdemu zdarzają się błędy, a czasami ich skutki, mogą być tragiczne.

Segregowanie i przechowywanie

Osoba, która zajmuje się obiegiem wewnętrznym dokumentów, musi dobrze zorganizować sobie pracę. Segregacja i przechowywanie dokumentów są więc niezbędne. Należy podzielić je według ważności i pilności. Oczywistym jest, że pod ręką, będą znajdowały się te, dotyczące spraw nagłych. W dalszych umieścimy na przykład faktury. Odpowiednie segregowanie i przechowywanie dokumentów jest konieczne, np w biurach rachunkowych, gdzie zagubienie dokumentów może być opłakane w skutkach.

Archiwizacja

Obieg dokumentów wiąże się także z archiwizacją. Papiery, które zostały już przekazane komu trzeba i wykorzystane do różnych czynności, należy zarchiwizować. I tutaj przyda się podział teczek, czy też segregatorów, na różne kategorie. Pozwoli nam to na zdecydowanie szybsze odnalezienie dokumentów, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Systemy DMS

Idealnym rozwiązaniem dla firmy, może okazać się skorzystanie z systemu DMS, czyli systemu zarządzania dokumentami, sprzedawanego na chwilę obecną, jako osobny produkt na rynku. Pozwalają one na powiązanie dokumentu z konkretną osobą, sprawą, a nawet i odpowiednią datą.
Ponadto, dzięki takim rozwiązaniom, pracownik zaoszczędza czas, a szansa na zgubienie dokumentu, diametralnie maleje.
Warto zatem rozważyć takie rozwiązanie w swojej firmie.

http://www.primesoft.pl/

Obieg dokumentów, ten elektroniczny, czy zwykły, jest bardzo istotny. Dzięki niemu, przedsiębiorstwo może w pełni funkcjonować, a wszystkie sprawy, załatwiane są w nim tak jak powinny. Oprócz jakości świadczonych usług, jest to druga najistotniejsza sprawa w każdej firmie, o którą należy należycie zadbać.